Les 19 conseils d’étiquette les plus importants sur l’e-mail

Je pense que nous pouvons toutes bénéficier de ces conseils, donc j'ai décidé de les poster ici. J'en ai choisi 19 juste pour être différente... Je les ai trouvés parmi une liste de 32 conseils sur un site web:

1. Soyez précise

N’écrivez pas un e-mail plus long que le nécessaire. Souvenez-vous que lire un e-mail est plus difficile que lire un document imprimé et un e-mail très long peut décourager sa lecture.

2. Répondez à toutes les questions et anticipez d'autres requêtes éventuelles.

Une réponse par e-mail doit répondre à toutes les questions posées et anticiper d’autres requêtes éventuelles. Si vous ne répondez pas à toutes les questions posées à travers votre e-mail, vous recevrez d’autres e-mails qui concerneront les questions en suspens, ce qui ne vous fera pas perdre seulement votre temps mais également celui de votre client, ce qui peut être très frustrant. En plus, si vous êtes capable d’anticiper d’éventuelles requêtes, vous allez surprendre votre client avec un service efficace et réfléchi. Par exemple, imaginez que votre client vous demande quelles cartes de crédit vous acceptez, vous pouvez en déduire que sa prochaine question sera comment effectuer le paiement, donc, en plus de la liste des cartes, vous pouvez lui envoyer les informations concernant le paiement ainsi que le URL de votre page de commandes. Les clients apprécieront certainement cela.


3. Utilisez une bonne orthographe, grammaire et ponctuation.

Ce n’est pas seulement important de ne pas faire des fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation à cause de la mauvaise image que cela peut donner à votre entreprise, mais également parce qu’il est important de bien transmettre votre message. Les e-mails sans les points et les virgules sont parfois très difficiles à comprendre et ils peuvent même changer le sens du texte. Si votre serveur à un système de vérification d'orthographe, pourquoi ne pas l'utiliser?

4. Personnalisez.

Ce n’est pas seulement votre adresse qui doit être personnelle, vos messages doivent également inclure un peu de votre personnalité. Pour cette raison, les réponses automatiques ne sont pas généralement très efficaces. Toutefois, il y a des modèles qui peuvent être utilisés dans certains cas, voir le conseil suivant.

5. Utilisez un modèle pour les réponses fréquemment utilisées.

Si vous recevez couramment certaines questions, comme la demande d’orientations pour se rendre à votre bureau ou comment s'abonner à votre newsletter. Conservez ces réponses dans votre messagerie afin de les utiliser lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez également enregistrer vos modèles dans un document Word ou les garder dans un système d’e-mails pré-formatés. Encore mieux, c'est l'outil ReplyMate pour Outlook (Vous pouvez utiliser gratuitement 10 modèles).

6. Répondez rapidement.

Les clients vous envoient un e-mail car ils souhaitent recevoir une réponse rapide. S’ils ne voulaient pas une réponse rapide ils allaient vous envoyer une lettre ou un fax. Par conséquent, chaque e-mail doit être répondu dans un délai d’au moins 24 heures, de préférence dans la même journée. Si l'e-mail expose une situation compliquée, il vous suffit d'envoyer un e-mail de retour en disant que vous l’avez reçu et que vous vous en occupez. Cela permettra au client d’être rassuré et il sera certainement plus patient!

7. N’attachez pas des fichiers inutiles.

N’envoyez pas des pièces jointes volumineuses qui ne font qu’importuner vos clients et peuvent même bloquer leur système de messagerie. Essayez à chaque fois de comprimer les pièces jointes et ne les envoyez que si c’est vraiment utile. Vous devez également disposer d’un bon Antivirus, car vos clients ne seront certainement pas très heureux s’ils en reçoivent un.

8. Utilisez une structure et une présentation appropriée.

Puisque la lecture sur un écran est plus difficile que sur une feuille de papier, la structure et la présentation sont très importantes dans un e-mail. Utilisez des paragraphes courts et laissez un espace entre chaque paragraphe. Numérisez ou marquez chaque point afin qu’ils soient faciles à visualiser.

9. N’écrivez pas en MAJUSCULES.

Si vous écrivez en majuscules c’est comme si vous étiez en train de crier. Cela peut être très agaçant et déclencher une réponse indésirable. Par conséquent, essayez de ne pas envoyer de messages écrits en majuscules.

10. Faites un suivi des messages.

Lorsque vous répondez à un e-mail, vous devez inclure l'e-mail d'origine dans votre réponse, en d'autres termes appuyez sur «répondre» au lieu de "nouveau message". Certaines personnes disent que vous devez supprimer le message précédent car il a déjà été envoyé et donc il n'est plus nécessaire. Cependant, je ne suis pas de cet avis. Si vous recevez plusieurs e-mails, vous ne pouvez évidemment pas vous souvenir de chacun individuellement. Donc, si vous ne faites pas suivre vos e-mails, vous allez passer longtemps afin de découvrir leur contexte et pouvoir y répondre efficacement. Cela peut prendre un peu plus de temps lors de l’envoi du message, mais cela évitera beaucoup plus de temps et de frustration dans leur recherche.

11. Lisez votre e-mail avant de l'envoyer.

Beaucoup de personnes ne prennent pas la peine de lire leur e-mail avant de l'envoyer, nous pouvons le constater à travers les fautes d’orthographe et de grammaire contenues dans leurs textes. En plus, si vous lisez votre e-mail en vous mettant à la place du destinataire, vous allez envoyer un message plus efficace, éviter des malentendus et des commentaires inappropriés.

12. Ne répondez pas à “tous”

N'utilisez pas l’option “répondre à tous” sauf si vous avez vraiment besoin que votre message soit lu par chaque personne de l'e-mail d’origine.

13. Soyez prudent avec la mise en page.

Lorsque vous utilisez une mise en page dans vos e-mails, rappelez-vous que le destinataire n’est peut être pas en mesure de l’afficher correctement, ainsi que les différentes polices que vous avez utilisé. Choisissez une couleur qui soit facile à lire sur le fond de base.

14. Ne faites pas passer les e-mails en chaîne (Mon item préféré!)

Nous pourrions affirmer qu’ils sont tous des farces. Supprimez-les dès que vous les recevez.

15. N’utilisez pas les e-mails pour discuter de sujets confidentiels.

Envoyer un e-mail, c'est comme envoyer une carte postale. Si vous ne voulez pas que votre adresse e-mail soit mise de côté, ne le faites pas. D’ailleurs, n’utilisez jamais votre e-mail pour faire des commentaires diffamatoires, sexistes, racistes ou discriminatoires, même si ce n’est qu’une blague.

16. Choisissez un objet explicite

Essayez de choisir un objet qui soit explicite pour le destinataire et pour vous-même. Par exemple lorsque vous envoyez un e-mail en demandant des informations sur un produit, mentionnez le nom du produit au lieu d’écrire seulement “Informations sur un produit” ou simplement le nom d’entreprise dans l’objet.

17. Evitez les phrases longues.

Essayez d’écrire des phases avec un maximum de 15-20 mots. Un e-mail est un moyen rapide de se contacter et il exige une écriture différente des lettres. Prenez soin de ne pas envoyer d’e-mails très longs. Une personne qui en reçoit un qui ressemble à une dissertation a de fortes chances de ne pas le lire.

18. Ne faites pas passer les messages Antivirus ni les messages en chaîne.

Si vous recevez un e-mail vous avertissant qu’il y a un nouveau virus qui va supprimer toutes les données de votre ordinateur, c’est probablement une fraude. C’est dangereux de faire suivre ces e-mails car ils sont souvent accompagnés de virus. De même pour les messages qui vous promettent des richesses sans fin ou vous demandent de la charité. Bien que le contenu semble de bonne foi, les expéditeurs normalement ne le sont pas. Il est impossible de vérifier l’authenticité de ces e-mails, donc lorsque vous les recevez, la meilleure chose à faire est les supprimer.

19. Ne répondez pas aux spam

En répondant au spam ou en essayent de désactiver votre inscription, vous confirmez aux entreprises que votre adresse e-mail est activée. Cela engendrera davantage la réception de nouveaux spam. Donc, supprimez-les simplement ou utilisez un logiciel qui supprime les spam automatiquement.